コラム

 公開日: 2017-12-08 

プレゼンで時間オーバーはタブー。時間通りに終わるための管理術。

プレゼンテーションで時間超過を避けるための方法やツールをご紹介しましょう。

時間管理の方法①「1枚ごとの時間と累計時間」

発表前、スライド資料1枚ごとに使う時間を決めておきましょう。

たとえば10枚のスライド資料があるとしましょう。その1枚ごとに使う時間を決めます。そして、その時間を自分用の資料に書き込んでおきます。

その際、1枚のスライド資料に使う時間とその累計時間、2つの時間を書いておくといいでしょう。そうしておくと発表時、時間通り進んでいるかどうかを確認することができます。

時間管理の方法②「文字数に気をつける」

スライド資料の文字数が多いと時間オーバーの要因になりますので気をつけましょう。
スライド資料にある文字を読む時間に口頭による補足説明を加えると、自分が予想していた以上の時間を使うことがあります。

放送業界では、1分間に300文字が聞き取りやすい文字数と言われています。主にニュース番組等の聞きやすさを考慮した数字ですから、実際にはもう少し文字数が多くてもいいかもしれませんが、補足説明等を考えれば「1分間=300文字」を目安にしておいたほうが無難です。

また、図表、画像等がある場合、それを見てもらう時間も加えておく必要があります。

時間管理の方法③「ツールを使う」

プレゼンテーションの時間管理に有効なツールもあります。その一つが「発表者ツール」です。

発表者用のパソコンに、現在プロジェクターに投影しているスライド資料、プレゼン開始からの経過時間、現在時刻が表示されます。いま投影している資料が総枚数の何枚目かも表示されますし、現在投影しているスライドの前後も表示されます。

また、プレゼンで使うポインターには手元にタイマーがセットされているものがあります。経過時間を見ることもできますし、残り時間を表示することもできます。さらに時間経過を振動によって知らせるバイブレーション機能を持ったものもあります。

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