コラム

 公開日: 2017-03-25 

03-良い編集チームを作ろう!

ペンコム-広報紙でキラリプロジェクト

良い広報物は、良い編集チームから生まれます。さて、良い編集チームはどのように作ればいいのでしょうか。

(1) 最終責任者は誰か、いると役立つアドバイザー

PTA や自治会など自主的な団体の場合もはじめから「編集責任者」を決めておきましょう。
後々の作業が円滑に進みますよ。
誰が、どこまでの権限を持って、校正・チェックをするのか。逆に、どこまでを編集スタッフに任せるのか。
「広報紙発行の最終の編集責任者」を明確にしておくことは重要なことです。PTA や自治会などの場合、最終の編集責任者は一般的には会長ですが、団体によっては、広報担当理事という役割の人や、OB がその役割を担っています。
ほとんどの場合、彼らが編集作業に直接かかわることはありませんので、「最終の編集責任者」を決めた後、広報部長は、責任者と密に連絡をとり、アドバイスを受けたり、進行の状況を報告したりするようにしましょう。できるだけ編集会議には参加してもらい、互いの方針をしっかりとすりあわせるようにしましょう。

<ポイント>最終の編集責任者は企画から編集会議に

「校正段階や発行の直前になって、紙面の内容にNG が出て発行できなくなった」という相談をよく受けます。PTA や自治会のみなさんは編集のプロではありませんし、経験も無いので所属する組織の広報紙についての過去の経緯などはわかりません。掲載内容がふさわしいか否かということの判断については、企画段階から「最終責任者」とともに検討することでこれらの問題は回避できます。

(2) はじめが肝心 編集会議の進め方

さあ、第1 回目の編集会議を開催します。はじめて広報を担当することになったメンバーは不安でいっぱい。しかし広報紙作りはチームワークが大切。はじめが肝心です。第1 回目の編集会議では役割分担や、企画内容、取材スケジュールなどできるだけ多くのことを決めていきましょう。

2-1. 初顔合わせでは、チームワーク第1を心がけよう

第1 回目の編集会議はできるだけ早い時期に開催しましょう。後々の作業に余裕を持ってあたることができるからです。はじめての会議の大きな目的はチームワーク作りです。
これから1 年間、気持ちを合わせてひとつの広報紙を作り上げていくのですからチームワークが第1。部長はこの会議の場で、「これから1 年間仲良くやっていきましょうね」という演出にも気を配りましょう。

2-2. はじめての編集会議への参加メンバーは?

第1 回目の編集会議は、どんな人に参加してもらえばよいのでしょうか。
①広報部員 
できる限り全員集まりましょう。
②広報紙発行の最終の編集責任者
編集作業の最終責任を担っている人には、必ず参加してもらうようにしてください。
③広報部の先輩
前年度に広報紙づくりに携わった先輩・経験者。
④担当の印刷会社、デザイン事務所など
疑問をその場で解決してくれる専門家に同席してもらうと大変心強いものです。

2-3. あったら便利な道具

会議では決めることがたくさんあります。短時間ですませることができるように、あらかじめ次のような道具を準備しておくとよいでしょう。
①過去の広報紙(バックナンバー)
②取材腕章
取材のときに必要です。一人にひとつずつ用意して、はじめの編集会議で渡しておきましょう。
③「編集スケジュールシート」
④「バックナンバー記事分析シート」(第2 章02にテンプレート)
⑤「連絡網(兼自己紹介)用シート」(第2 章02にテンプレート)
⑥「記事内容確認シート」(第2 章02にテンプレート)
⑦ A3 サイズのコピー用紙数枚
話し合いのメモ代わりに使います。
⑧付箋紙多数(75 ミリ× 75 ミリくらいの大きさ)
自由に意見を出し合うときに使います。

<ポイント>付箋紙を活用しよう

自由に意見を出し合うような会議のときには付箋紙を活用すると便利です。75 ミリ四方くらいの大きめの付箋紙を1 冊ずつ部員に配布し、話し合いのテーマごとに自分の意見内容を書き込み、順番に発表していきます。
発表したら、付箋紙をA3 サイズくらいの紙に貼っていきます。
同じような内容ごとにまとめていくと、そのまま会議記録になりますから、議事録として残しておけるので便利です。
この手法はいろいろな会議で活用できますのでオススメします。

2-4. 編集会議の内容は?

PTA や自治会の広報部員は、それぞれが忙しい中で集まるので、そう何度も会議を持つことができません。会議時間は少し余裕をもって設定し、できるだけ多くの内容を効率よく決めていきましょう。
どんな内容で進めていけばよいのでしょうか。
①部員の自己紹介 「連絡網(兼自己紹介)用シート」を使って
楽しくわいわいと、それがチームワーク作りの第一歩ですね。部員の都合のよい時間帯、悪い時間帯などもここで伝えておきます。
②広報紙について説明 
バックナンバーを参考に、目的や、サイズ、時期、内容など、広報紙の全体像を全員で理解し共有します。
③発行のスケジュールについて説明 「編集スケジュールシート」を使って
発行までのスケジュールを把握します。
④過去記事の洗い出し 「バックナンバー記事分析シート」を使って
この年の○月号のこのページにはこういう内容の記事を掲載した、という過去記事の洗い出しを行います。広報部全員で行えば、広報紙の全体像が共有できるようになります。
⑤「どんな広報紙なら読みたいか」の意見を出し合う 付箋紙を使ってアイデア会議
広報部メンバーが最初の読者です。自分たちなら「こんな広報紙を読んでみたい」「広報紙を通じてこんなことを知りたい」などの感想や意見を出し合います。この結果は、発行の目的やその年度のテーマ、記事の選択などに反映させます。
⑥発行のテーマや目的を決める
みなさんが発行しようとしている広報紙が、誰に、どんなメッセージを伝えるメディアなのかということを考えてテーマや目的を決めます。
例えば 「どんな広報紙なら読みたいか」というテーマで話し合って、その内容を集約して決めていくとよいでしょう。
⑦掲載候補のリストアップ 
発行日までに行われるイベントや、今後の予定などについて、掲載するか否かに関係なくリストアップしていきます。日程に関する資料は、あらかじめ関係団体からもらっておきます。
⑧掲載内容を決める
過去の広報紙に掲載されていた記事や、今回の候補としてリストアップした項目について、「何を」「どのように」掲載するのかを決めていきます。

ペンコム-広報紙でキラリプロジェクト

(3)いろいろ知って好きになろう


「バックナンバー記事確認シート」の空欄に書き込みながら、これまで先輩が作ってきた広報紙を見ることはとても楽しい作業です
あれもこれも知らないことばかり。懐かしい写真や記事を見つけては、確認作業の手が止まり、広報紙を見入ってしまうということもよくあることです。
それはとてもいいことです。
みなさんがこれから作ろうとしている広報紙を通じて、所属している団体や地域のことをよく知るという作業だからです。
広報紙を作るためには、まず、PTA や自治会、会社、商品など、関連することがらをよく知ることからはじめましょう。
知れば知るほど好きになる。
好きになれば広報紙の内容も輝いてくるはずです。

(4)広報紙で地域や学校が輝く


広報紙を発行する作業は、その組織や商品などの値打ちを知ることから始まりますね。知って、理解して、好きになって、その良さをどのように伝えるか。
人に伝えるためにはまず自分が知らないとだめです。知ると人に伝えたくなる。その結果、職場や地域、学校などのコミュニケーションが活発になり、組織間の連帯や信頼が生まれてきます。
昔から、「風通しの良い職場は良い職場」といわれてきました。今風に表現すると、「双方向コミュニケーションの活発な職場は良い職場」となりますね。
最近では自治会など地域のまちづくり活動で、広報紙の発行が推奨されているケースも多く、これなども組織内のコミュニケーションを活発にすることで地域を元気にしようという考え方があるからといえるでしょう。

ペンコム-広報紙でキラリプロジェクト

(5)まずは自分が読みたい広報紙を作ろう

「読んでもらえる広報紙とは」。このテーマでセミナーを行ってほしいという希望をたくさんいただきます。苦労をして作った広報紙だから多くの人に読んでもらいたい。これはみなさん共通の願いですね。その答え、実はあなた自身の中にあると思いませんか。まず自分が読んでみたい、知りたいという内容を入れて作りましょう。これは広報紙作りのはじめの第一歩です。

PTA 広報紙では、どんなことを読みたいですか。 
自治会広報紙なら、どんなことが載っていると便利ですか。
会社案内なら、他社のどんな内容を見たいですか。
商品チラシなら、どんな情報が載っていると買いますか。
日ごろから意識をしているとあとで制作するときに参考になります。

(6) いろいろな広報紙を参考にしましょう


読まれる広報紙にはその理由があります。
広報のことがよくわからなくてもすぐにできることがあります。それは、書店や図書館などに行き、世の中にある広報媒体をたくさん見ることです。公共施設に行けば無料のチラシや広報紙がたくさんありますし、毎日届く新聞には数多くのチラシが折り込まれています。
そして、実際に「これは読んでみたい」と感じた広報紙を集めておきましょう。さらに、配色が好き、見出しが読みやすい、アンケート結果の載せ方が分かりやすいなど、どの部分についていいと思ったのかを記録していきます。これだけでも紙面をデザインするときに大いに役立ちます。

次週は「印刷の基礎知識」をおつたえします。

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