コラム

 公開日: 2017-03-24  最終更新日: 2017-07-14

連載04:事前にあると便利なテンプレート集いろいろ



企画から、取材、執筆、レイアウト、発行と、広報紙を発行する作業は、やるべきことがたくさんあります。しかも時間との勝負!
効率よく、しかも効果的な広報紙を作るコツは、基本的な作業内容についてはテンプレートにしておくことです。
ここでは、編集作業であると便利なテンプレートを紹介します。

< 本章で紹介しているテンプレート>
□編集スケジュール(01でもご紹介しています)
□連絡網(兼自己紹介)用シート
□バックナンバー記事紹介シート
□原稿依頼書

□編集スケジュール(01でもご紹介しています)




□連絡網(兼自己紹介)用シート


※情報の管理の徹底※
連絡網を作ることは重要なことですが、最近では、個人の情報を表に出さないとの観点から、連絡網の作成を行わない学校・PTA・自治会などが増えています。
ですから、連絡網を作るときは、メンバーが全員参加したときに、各人に理解と承認をもらった上で作成するように心がけましょう。
また、その個人情報は厳重に管理するようにメンバー間で再確認しておきましょう。



□バックナンバー記事紹介シート




□原稿依頼書


原稿依頼書は一例です。各自治会や、PTAさんには、先輩方から受け継いだフォーマットがあると思います。
そちらを優先してお使い下さい。



<寄稿文書のまとめ方>


会長や各団体の長に依頼して書いてもらった寄稿文章は、どのように編集したらよいのでしょうか。
少し内容をさわりたい、でもどこまでさわれるの? 悩ましい問題です。

①実はとても難しい寄稿文章の扱い
執筆をお願いして書いてもらうと、広報部で文章を書く必要がないので、とても楽! と安心するのは大きな間違いです。意外な落とし穴が待っています。最も多い悩みは、指定した文字数を無視した長文(短文)になっているという点でしょう。

②勝手に訂正してしまおうはダメ
「趣旨を変えなければ、編集権限ということで許されるんじゃないの?」とばかり、文章を勝手に修正することは残念ながらできません。

③寄稿文章の訂正は誠意をもって
本来は依頼をするときに、目的やテーマをきちんと先方に伝え、密に連絡をとりながら原稿を書いてもらうことで、広報部の意図とずれないように調整することが重要です。
しっかり意図を伝えて依頼したつもりなのに、それでもなお意図と違う文章が寄せられたとしましょう。その場合は、できるだけ早い段階で、再度意図を伝え、書き直してもらうか、あるいは広報部でインタビューをし直して、文章を書いて確認してもらい、その内容を掲載するか、といった判断をしなければなりません。
広報部員と、広報紙に掲載される人たちとは、互いにしっかりとコミュニケーションをとって、納得し合いながら作成していくことが大切です。

<連載:広報紙の作り方>
連載01:PTAや自治会での広報紙作りに、テンプレートをご活用下さい
http://mbp-kobe.com/kohoshi/column/60240/
連載02:広報担当になったらすることは
http://mbp-kobe.com/kohoshi/column/60641/
連載03:発行までの全体の流れをながめてみましょう
http://mbp-kobe.com/kohoshi/column/60642/
連載04:事前にあると便利なテンプレート集いろいろ
http://mbp-kobe.com/kohoshi/column/60643/
次回は、連載05:良い編集チームを作ろう!
http://mbp-kobe.com/kohoshi/column/60663/

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