コラム

 公開日: 2009-10-02 

秋ゼミ-8- 原稿確認の方法


秋ゼミ-8- 原稿確認の方法

寄稿文章や取材の文章は、できあがったら、執筆者やイベントの主催者など関係のある人に内容の確認をしてもらいます。

商業用の新聞や雑誌と違って、PTAや自治会の広報誌は、原稿ができあったら、関係各所、および、編集責任者に原稿の段階で内容の確認をとっておかなくてはなりません。
具体的にどんな点に気をつければいいのでしょうか。

<意外と怠りがちな事前の原稿確認>

「編集はだれが一番偉いのか」の章でも書きましたが、後の「校正」段階や、発行寸前でのトラブルの原因は、実は、この段階にあります。つまり、編集部内で仕上がった原稿を、印刷所に渡す前に確認していないということです。

普通に考えると、執筆者や取材対象に、できあがった原稿を確認してもらうということは当たり前のことなのですが、怠ってしまい後でトラブルが発生することが実に多いのです。
原因はいくつか考えられます。
①スケジュールの問題。印刷所へ原稿を渡す締め切りが迫っていて、事前に内容を確認してもらう時間がない。
②初歩的な間違い。原稿を確認してもらうのは、印刷所からあがってきた初校段階と考えている。
③意識の問題。編集権は編集部にあるのだから、取材原稿まで確認してもらう必要はないと考えている。
④問題外。原稿を確認してもらうのが面倒くさく、ずるずると確認作業を後にのばしている。

<原因別対処法>
<原因>
①スケジュールの問題。印刷所へ原稿を渡す締め切りが迫っていて、事前に内容を確認してもらう時間がない。
<対処法>
編集スケジュールの中に、あらかじめ原稿を確認してもらう日程もいれておきます。印刷所さんも、校正があがってからの大きな修正よりも、事前に完全原稿になっているほうがありがたいので、できるだけ早い段階から、印刷所さんと相談しスケジュール調整をしましょう。「できるだけ早い段階から」という点がポイントです。

<原因>
②初歩的な間違い。原稿を確認してもらうのは、印刷所からあがってきた初校段階と考えている。
<対処法>
これは、原稿を確認する側も、「初校段階で見るから」という人が多いようです。原稿段階で十分に目を通さず、初校段階で真っ赤っかに修正する人もいます。
最近では、原稿を確認してもらう段階で、手書きではなくパソコン入力された活字になっていることが多いと思いますので、感覚的にも初校とあまり変わらないでしょう。
編集部で、そのような意識をもつのはもちろん、確認してもらう人に対しても、「この段階での確認をお願いします。この後の校正では、文字の打ち間違い程度の修正でお願いします」ときちんと伝えてチェックをしてもらいましょう。

<原因>
③意識の問題。編集権は編集部にあるのだから、取材原稿まで確認してもらう必要はないと考えている。

<対処法>
こういう意識の編集部も意外と多いのが現実です。特に、広報委員長が何年も携わっているベテランであったり、中途半端に編集に詳しい人がトップになったりすると、この問題がよくおこります。
意識を変えることが必要です。また、こういうことが起こらないようにするために、各PTAや自治会の広報制作手引き書を作り、「事前に確認をえること」という規則を作っておくことも必要でしょう。

<原因>
④問題外。原稿を確認してもらうのが面倒くさく、ずるずると確認作業を後にのばしている。

<対処法>
「問題外」と書きましたが、原稿を確認してもらうのはとても面倒くさい作業です。相手が忙しい人であったり、校外の人であると、連絡を取ることすら難しいことがあります。
そうならないためには、取材の段階で、あるいは、原稿を寄稿してもらう段階で、原稿をどのように確認してもうかということまで決めておきます。
電話なのか、FAXなのか、メールなのか、郵送なのか。それぞれの手段にあわせて、連絡先をきちんと聞いておくことが後々の作業を楽に進めることになります。

<訂正して、完全原稿にする>

原稿を確認してもらったら、修正箇所も訂正し、再度チェックしなおしてもらいます。そして、原稿を完全な形にして、印刷所への入稿にまわします。
一般的には、確認してもらい本人からOKが出たことを記録として残すために、原稿に「OK」と日付をいれてサインしてもらうようにしましょう。

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