コラム

 公開日: 2009-09-25 

秋ゼミ-1- 原稿のまとめ方


9月に入り新学期が始まりました。
新型ウイルスの大流行で、各学校とも、スケジュール変更に次ぐスケジュール変更ということで、PTA広報誌を担当されているみなさまも大変なご苦労をされていることでしょう。

そんな中、すでに、運動会、体育大会、遠足といった学校・PTA行事が行われたところも多いのではないでしょうか。

かく言う私が所属するPTAでも、先日、体育大会が行われ、我が広報部からも10名という大取材陣体制で、雲一つ無い秋空の元、生徒たちのがんばりを密着取材したのでした。

それと、今年復活したPTA競技にも、広報委員は、委員長命令の強制参加! 見事、優勝を飾りました!!

ほかにも、講演会や、研修会なども行われ、この時点で、すでに、誌面が埋まってしまいそうな量の記事がそろい、各担当ごとに次回発行に向けて編集会議を招集。具体的な誌面作りに入っています。

秋ゼミでは、「誌面作り」「誌面レイアウト」などについてお伝えしていきます。

では、本編スタート。

<一通りの取材を終えたところで編集会議を>

みなさんは、PTA広報誌や自治会新聞を作るために、これまで、各団体や地域で行われたイベントに足を運び、取材もしましたし写真も撮りました。
会長さんのあいさつや、行事予定など、依頼した原稿も手元に集まってきました。
全部ではないものの、ある程度の掲載する素材が集まってきたところで、2回目の編集会議を招集し素材をまとめていきます。

ここでの編集会議の主なテーマは、「記事の優先順位」と「誌面レイアウト」です。レイアウト(layout)とは、どのページのどの箇所に、どんな内容の記事を、どんなボリュームで配置するかを決める作業のことです。
みなさんがこれまで取材をして集めてきた取材メモ、写真、寄稿原稿、関連資料などを持ち寄って行います。

<取材してはじめてわかる記事の優先順位>

広報誌や雑誌などを発行する場合、一般的には、発行号ごとにテーマを決め、そのテーマに沿った特集を考え、取材をし写真を撮ります。
どのページにどんな記事を掲載するのかという、誌面レイアウトもあらかじめ決めて、取材記事の執筆原稿依頼を行います。ですから、文字数も「2000字」などとあらかじめ決まっている場合がほとんどです。

しかしこのコラムは、編集作業に取り組むことがまったく初めてで、何にどこから手をつけたら良いのか分からない、しかも、発行期限は3カ月後であるといった無理難題に取り組んでいる人たちを対象に書いています。

ですから、以前に「取材マナー。正しいアポ取りの方法」でも書いたように、どんな内容を取材するかということについては、慣れてくるまでは、「どんな内容でも、おもしろそう、気になる」といった事柄についてはとりあえず現地に出向いて取材をするというスタンスでのぞんだら良いのです。
どんな内容かも事前にはよく分からなかったイベントが、実際に取材に行き、主催者に話を聞き、写真を撮るなどしているうちに、よく理解できたのではないでしょうか。
その経験によって、「これは重要なテーマだから、多くの人に知って欲しい。大きく取り上げたい」とか、「例年、どの地域でも行われている行事なので、写真と説明程度でよい」、あるいは、「写真を中心に伝えたい」「記事でしっかり読んで欲しい」など、優先順位とその見せ方が分かってくるのです。

<誌面レイアウト作業で必要な道具・素材>

中間の編集会議では、記事の優先順位を決め、誌面を埋めていく作業を行います。
次のような、道具や素材を手元に準備して会議に臨みましょう。

□寄稿原稿
□皆さんの手元にある取材メモ
□イベントチラシなどの資料一式
□新聞や雑誌など記事作成に参考になりそうな関連資料一式
□取材の際の写真データ(サムネイル画像を印刷)
□過去に発行された皆さんの広報誌バックナンバー
□誌面のレイアウトを考える上で参考になりそうな雑誌やチラシ、他の刊行物
□それらを一同に集めて保存をするノートパソコン
□写真データをパソコンにコピーするための各種読み取り装置
□データバックアップ用のUSBメモリなど

<データは集めて保存管理。バックアップも>

最近は、写真も原稿も、データで集めておいたほうが、後々の作業で便利です。
実際に、写真はコンパクトデジカメなどで撮っているわけですから、いちいち現像して紙焼きで保存するのは不経済です。
パソコンなどに保存する場合は、どこにどのデータがあるのか行方不明になっては、後々の作業で時間の無駄です。
そうならないために、写真なら撮った直後に、フォルダを新規作成し、分かりやすいフォルダーネームをつけ分類して整理・保存します。

それともう1点重要なこと。
大切なデータが、何らかの不具合により、一瞬にして消え去ってしまうなんてことはよくあります。
必ず、もう1セットを複製し、ほかのパソコンやUSBメモリ、DVDなどにバックアップをとっておきましょう。

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