コラム

 公開日: 2009-08-09 

<夏季ゼミ-8->原稿依頼の方法


今週の「広報誌の作り方」は、取材の方法についてです。
誌面に記事や文章、写真を埋めていくためには、当たり前のことですが、「ネタ」を集めなくてはいけません。
待っているだけ、考えているだけでは、いつまでたっても誌面は埋まりません。
しかも、迷っているうちに、載せたいと思っていたイベントがすでに終わっていた、なんていうことも意外とよくある話です。

ですから、広報誌をつくるときの心がけとしてもっとも大切なことは、「行動力」です。
フットワーク良く、動き回りましょう。
ただ、その際にも、気を配った方が良いルールがいくつかあります。
のちほど、お伝えしていきます。

<取材とは>

取材とは、その文字の通り、記事の材料を集めてくることです。
記事を埋める方法としては、大きく分けて二つあります。
一つは、寄稿文に代表されるように、誰かに記事を「書いてもらう」方法。
もう一つは、新聞記事の社会面などに代表されるように、事件現場やイベント会場に記者が行き、見聞きしたことを正確に伝える記事を、「記者が書く」という方法。

PTA広報誌や自治会の新聞などでは、上記のどちらの方法も使います。
では、一つめの方法、「書いてもらう」やり方についてお伝えしましょう。

<原稿を依頼する方法>

例年同じような記事を載せる場合は、原稿を書いてもらう場合が多いです。
例えば、「会長あいさつ」「自己紹介」などが典型的です。
この際には、「原稿依頼」を行うのですが、その場合どの団体にも「原稿依頼書」というフォームがあると思いますので、それを使って依頼をしましょう。
また、無い場合は作っておきましょう。
一例をあげておきます。

「原稿依頼書」

①あて先
○○○○○ 様

②タイトル
○○広報誌 原稿に関するお願い

③本文(例)

○○広報誌へのご理解・ご協力ありがとうございます。
さて、平成○年○月発行号の○○広報誌において、○月○日に行われます「○○○○○○○○○○○○○○○○」に
ついての記事掲載を予定しております。
 つきましては、お忙しいところ誠に恐縮ですが、下記要領にてご寄稿いただけましたら幸いです。
本年度の○○広報誌に関しましては、会報へ出来るだけ多くの方にご参画いただく目的から、ご寄稿という形をお願いしております。
よろしくお願い申し上げます。
 なお、ご不明な点は、○○までご連絡ください。
(電話番号など連絡先記載)

        - 記 -

1.内容:「○○○○○○○○○○○○○○○」について
2.字数:本文○○字程度
3.締切:○月○日(○)のまでに、○○までご提出ください。
4.その他:いただきました内容につきましては、文意の変わらない程度に、変更させていただくことがありますが、その際にも、内容は執筆いただいた方にお見せいたしますので、あらかじめご了承ください。   以 上

□ 添付
1.原稿用紙(団体指定の原稿用紙があれば添付。)
2.サンプル(過去にも似たような記事を掲載している場合は、その記事をコピーして添付)

<原稿依頼書の注意点>

原稿依頼をする前には、締め切り日や字数をあらかじめ決めておく必要があります。
原稿を書いてもらう人に失礼の無いように、締め切りは余裕をもって設定しましょう。

また、文体や内容の統一を図るために、筆者がイメージをしやすいように、前例のサンプルをつけておきます。
サンプルがない場合や、今回は、前例とは違う内容に書いてもらいたいというようなときは、サンプルを作って添付し、依頼します。

寄稿してもらった文章は、編集部で勝手に内容を変更はできません。
しかし、少しは手を加えることがありますよ、ということをあらかじめ理解してもらうために、原稿依頼書には次の一文をいれておきます。

「その他:いただきました内容につきましては、文意の変わらない程度に、変更させていただくことがありますが、その際にも、内容は執筆いただいた方にお見せいたしますので、あらかじめご了承ください。 」

もちろん、この一文があるから、編集部で内容を勝手に変えても良い、というわけではありません。
寄稿してもらった場合は、その人に必ず確認をしてもらいましょう。
あとで、トラブルにならないために。

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