コラム

 公開日: 2009-08-06  最終更新日: 2014-08-01

<夏季ゼミ-5->はじめての編集会議「企画編」


昨日の<夏季ゼミ>では、第1回目の編集会議を行うにあたり、①準備するツール ②参加するメンバー ③会議の内容(基本編)についてお伝えしました。
今回は、編集会議の内容についての「企画編」をお伝えします。
文字量の都合で、あえて「基本編」「企画編」と分けてお伝えしますが、会議は分けて行う必要はなく、1回の編集会議で「企画編」まで一気に話し合ってください。

<広報誌の善し悪しはここで決まる!>

ここまでで、「メンバー自己紹介」「広報誌についての全体像確認」「制作スケジュールについての確認」までが終了しました。
次に、皆さんが作ろうとしている広報誌をどんな内容に仕上げていきたいのかという目的や内容を決めていきます。
出来上がった広報誌が、読まれる内容か、ごみ箱直行か、つまり、良い広報誌か否かは、1番はじめの編集会議で決まると言っても過言ではありません。
では、何を決めていくのかを具体的に考えていきましょう。

※編集会議 企画編

□「どんな広報誌なら読むか」について意見を出し合う。
…編集部員が第一番目の読者です。制作している自分たちが「こんな広報誌なら読んでみたい」「広報誌を通じてこんなことを知りたい」など、どんなことでもいいので広報誌についての感想や意見を出し合います。

□広報誌発行の目的を決める
…みなさんが発行しようとしている広報誌が、誰に対し、どんなメッセージを伝えるメディアなのかということを明確にします。

□過去記事の洗い出し
…広報誌のバックナンバーをみながら、この年の○月号のこのページにはこういう内容の記事を掲載した、という「過去記事の洗い出し」を行います。
これによって、これから作ろうとしている広報誌の全体像がかなり具体的に見えてきます。
「バックナンバー記事分析シート」を作っておくと便利です。(写真を参考にしてください)

□広報誌に載せる内容を決める
…発行日までに行われるイベントや、今後の予定などを洗い出し、掲載するか否かに関係なく、すべて「編集スケジュール記入シート」に記入していきます。
その中から、「発行目的」「過去記事」と照らし合わせながら、その号に掲載する内容を決めていきます。

□取材など担当を決める
…どの内容を誰が担当するのかを決めます。掲載内容ごとに、例えばPTA広報誌ならば、イベント班、学校班、PTA班というように、あるいは、自治会報ならば、○○自治会班、役員会班、旅行班などというように、似た項目ごとに取材・執筆の担当者を決め、グループ分けします。
以後は、グループごとに行動すると作業がスムーズに進行します。

ここまで決めて、第1回目の編集会議はやっとお開きです。
お疲れ様でした。

<スピーディーに制作するには?>

PTA広報誌や自治会新聞などを制作する場合、その年度の第1号を発行するまでの期間は、とても短い場合が多いですね。
例えば、5月に総会が済んで、発行が7月というような場合もあります。広報誌作りは初めての経験で、何がなにやら分からないのに、発行までの期間が短いのです。大変です。

スピーディーに進めるために、編集会議後、以下のような点を心がけてください。

□おおまかな掲載内容を早く決め、はやめの原稿依頼、取材依頼をすること
□内容ごとにグループ分けをし、グループ長を中心に、フットワーク軽く進行すること
□学校・PTAに、協力のお願いをしておくこと

とにかく発行日に間に合わせることが最優先ですので、これまで書いてきたように、第1回目の編集会議当日と、それまでにできることの準備をしっかり行うことが、その後の制作をスピーディーに進め、読まれる広報誌を作るための第1条件です。

次回からは、それぞれの内容について、もう少し詳しく具体的に説明していきます。

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編集オフィスマスダ
増田ゆきみ <maido@officemasuda.com>
〒673-0877 兵庫県明石市人丸町2-20
TEL 078-914-0391 FAX 078-959-8033
http://officemasuda.com/
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