コラム

 公開日: 2009-08-05 

<夏季ゼミ-4->はじめての編集会議「基本編」


<初顔合わせは、チームワーク第一を心がけて>

メンバーが全員集合して行う第1回目の編集会議は、できるだけ早い時期に開催した方が、後々の編集スケジュールに余裕を持つことができます。
準備してからとか、資料を整えてからとか考えずに、とりあえず、できるだけ早い時期に一度開催しておく必要があります。

はじめての編集会議の大きな目的は、「メンバーの顔合わせ」です。
これから1年間、チカラと気持ちを合わせて、一つの広報誌を作り上げていくのですから、チームワークが必要。
部長や編集長は、はじめての会議の際、「これから1年間仲良くやっていきましょう」という演出にも気を配りましょう。
コーヒーや美味しいお菓子をいただきながら、和やかな雰囲気で進めていく場合が多いですね。

<はじめての編集会議への参加者>

第1回目の編集会議は、どんな人に参加してもらったらいいでしょうか。

□編集メンバー…はじめだけでも、できれば全員。
□編集の最終責任者…「<夏季ゼミ-3->編集は誰が一番偉いのか」でも書いたとおり、編集の最終責任を担っている人には、必ず参加してもらうようにしてください。
□編集の先輩…前年度に広報誌づくりに携わった先輩・経験者。
□担当の印刷屋さん、デザイン事務所など…とにかくはじめは分からないことばかり。はじめての編集会議のときには、編集に関する疑問・質問に即答してもらえる専門家に同席してもらうと便利です。

<必要な準備・ツールは>

第1回目の編集会議には、以下のようなツールを準備しておきましょう。

□過去の広報誌バックナンバー
□「広報誌つくり確認シート」…<夏季ゼミ-1->でご紹介した記入シートです。
□「連絡網用 記入シート」…<夏季ゼミ-2->でご紹介したシートです。
□「編集スケジュール記入シート」…広報誌の発行までのスケジュールと、学校・PTA行事などを見比べながら制作できるような一覧表です。
実例をこちらのページにアップしています。
http://kohoshi.jp/t0102.html
□取材腕章…取材の際に必要です。一人に一つずつ用意して、はじめの編集会議で渡しておきましょう。

<はじめて編集会議の内容は?>

PTAや自治会の広報メンバーはそれぞれが忙しい中で集まるので、そう頻繁に会議を持つことができません。
1回の会議時間は少し余裕をもって設定し、できるだけ多くの内容をてきぱきと決めていきましょう。

編集会議での内容の一例をあげてみます。

※基本編

□メンバー自己紹介…楽しくわいわいと。楽しい活動への第一歩です。
□広報誌について説明(編集長から)…バックナンバーや上記の「広報誌つくり確認シート」を参考に、そもそもの発行目的や、サイズ、発行時期、主な内容など、全体像をみんなで理解し共有します。
□制作スケジュールについて(編集長から)…「編集スケジュール記入シート」を記入しながら、あるいは記入済みの内容にみんなで訂正を加えながら、おおまかな発行までのスケジュールを理解します。

※企画編
ここからが、本格的な編集会議です。皆さんが作ろうとしている広報誌をどんな内容に仕上げていきたいのかという目的や内容を決めていきます。

明日の夏季ゼミは「企画編」をお伝えします。

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