コラム

 公開日: 2009-08-04 

<夏季ゼミ-3->編集は誰が一番偉いのか


<校正の段階で、泣かないために>

この5月に、「PTA広報誌でキラリ!学校プロジェクト」をはじめてから3カ月。
PTAの広報誌担当者の方からの質問の中でもっとも多かったのは、「校正」についてでした。

「編集会議で、編集方針や内容を決めて、取材して、デザインをまとめたのに、PTA会長から、すべてNGが出てしまって、ゼロから作り直しになってしまった。PTA会長にはそんな権限があるのですか」

「学校長で校正、各部長で校正、OBで校正、会長で校正。結果的には、編集部が作った原稿とは大きくかけ離れて、みんなのやる気が無くなってしまった。2学期から編集ができるかどうか心配。校正って、いったいどこまでするものなのでしょうか」

など、いずれも、発行日が迫る時間との戦いの中での悲痛な相談でした。

とりあえず「発行日に間に合わせること」を最優先に、印刷所さんと打ち合わせをしながら、双方が折り合うことのできるぎりぎりの訂正をするようにアドバイスさせていただきましたが、こういう問題が起こらないようにするためには、実は最初が肝心で、いくつかのルールを決めておく必要があります。

<完全原稿で入稿するように意識を変えよう>

広報誌は、一般的に、「①企画→②取材→③文章→④おおまかなデザイン→⑤印刷屋さんへの入稿→⑥校正(初稿)→⑦印刷屋さんで訂正→⑧校正(再校)→⑨印刷→⑩発行」というプロセスで仕上げていきます。

このプロセスの中で、どうやら多くの広報担当者は、「校正だから、筆者や関係者に内容の確認をしてもらうのは、⑥校正の段階」と思っていることが、最近の相談から分かってきました。

しかし、これは大きな間違いで、その段階ではじめて確認作業に入ると、上記のような「悲劇」が生まれてしまうのです。

筆者や関係者に内容の確認をしてもらうのは、「⑤印刷屋さんへの入稿」の前です。
その段階で、デザイン以外、ほぼ完全な原稿にして印刷屋さんに渡せば、後の作業が楽に進みます。
これを、「完全原稿で入稿」といいます。

校正は、全体のデザインや、文字の打ち間違いを確認・修正する程度におさめます。
多くのPTAや自治会広報の担当者は、「⑥校正(初校)」から修正するものだと勘違いしているようで、初稿段階で入稿原稿とは全く違う内容に訂正してしまうこともあります。

校正で大きな修正があると、一般的には印刷料金に修正料金が加算されます。
完全原稿での入稿という意識に変えましょう。

<編集の最高責任者は最初から編集会議に>

あとで、「ゴタゴタ」が起きないようにするためには、原稿段階でのチェック以上に重要なことがあります。

すなわち、「編集の最高責任者を決める」ということです。
最高責任者は多くの場合は会長ですが、団体によっては、広報担当理事という役割の人が責任を負っていたり、OBなどがその役割を担っていたりします。

「編集の最高責任者」を決めた後、広報委員長は、その責任者と密に連絡を取り、「報告」「連絡」「相談」を怠らないこと。

編集会議には参加してもらい、互いの編集方針をしっかりとすりあわすこと。

信頼関係を築きながら進めて行くことが、結局は後々もうまくいく早道です。
面倒くさがらずに、気配りしながら進めていきましょう。

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