コラム

 公開日: 2012-01-09  最終更新日: 2014-08-01

PTA広報「3学期の発行手順」(2)引き継ぎノート|㈱ペンコム

スケジュール帳を引き継ぎノートに

PTA広報委員の皆様へ
いよいよ3学期、本年度最後の広報紙を発行する時期となりました。
昨日のコラムでも書かせていただきましたが、
この時期にすべきことは大きく分けて2つあります。

1,発行に向けての作業
2.次年度に向けての引き継ぎ作業

1の発行に向けての作業につきましては、前回に「発行までのスケジュール調整」として書きましたのでご覧ください。

今回は、2の「次年度に向けての引き継ぎ作業」についてお伝えします。

PTA広報の場合、「引き継ぎノート」はとても重要です。
翌年のメンバーが、経験ゼロから1冊(枚)の広報紙を仕上げていくためには、頼りになるのは先輩の皆さんが残してくれた引き継ぎノートだからです。

<ほとんどの場合、役に立たない引き継ぎノート>

ただ、ここで問題が発生します。
多くの場合、引き継ぎノートがほとんど役に立たない場合が多いという点です。
見ても、制作にあたっての大事なことが書かれていないからです。

広報紙の制作で重要なのは、昨日も書きましたとおり、スケジュール管理です。

この時期に会議をした、
会議ではこういう事を決めた、
そして取材の連絡をした、
取材先からは、取材の時間帯や、写真OKかどうかなど、こんな注意事項があった、
取材をしたときに、自動車を止めるところはなかった
事前に取材内容についての打合せをしておくべきだった、
取材会場は急きょ、変更になった
取材先には顔写真はNGだったが、活動の様子の撮影はOKだった
原稿の締切日時
どの写真を使用するかの打合せ日時、場所、コンセント必要
写真に関しての打合せは、プロジェクターを学校から借りた
原稿と写真の確認作業で、校長先生やPTA会長など、確認してもらう人リストの作成
修正内容の確認手段。メール、FAXなどの連絡先を確認しておく。
印刷会社の連絡先
印刷会社との打合せで大事なこと、決めるべき事。
校正作業では、文字確認一覧を作る事、その内容

などなど、こまやかなことが、いろいろと発生し、そういう情報こそが、後輩たちに役立つのです。
しかし、多くの場合は、編集会議などで決まったことの掲載が中心で、引き継ぐ、翌年以降に編集の知識が全くない人が読んで、参考にするという意識で作られていないことが多いですね。

<引き継ぎノートはスケジュール帳に書き込もう>

上に例としてあげたような、内容については、「日時とともに記載されている」ことが必要です。

とにかく後輩たちが、引き継ぎノートに求めることは1つ。

「この時期に、何をしていたのか」
という点です。

ですから、引き継ぎノートはスケジュール帳に書き込んでいくのがいいとおもいます。
つまり、今年度の広報紙発行までのスケジュール帳に、その日の動きをこまやかに書き留めておくことが、あとで参考になるのです。

編集メンバーの息づかいまでもが伝わってくるような「引き継ぎノート」がいいのです。

しかも、あえて、まとめる必要がないわけですから、手間もかからないという点でもオススメです。

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