コラム

 公開日: 2012-01-08 

PTA広報「3学期の発行手順」(1)スケジュール|㈱ペンコム

PTA広報委員の皆様へ
いよいよ3学期、本年度最後の広報紙を発行する時期となりました。

高校などは、3学期の広報紙を発行しないPTA広報さんもありますね。
では、この時期には何をしたらよいのか、一緒に考えていきましょう。

大きく分けてすべきことは2つあります。

1,発行に向けての作業
2.次年度に向けての引き継ぎ作業

とりあえず、発行に向けての作業について書きすすめていきます。

今すぐにすべきことは、「発行までのスケジュール調整」です。
配布日から逆算していきます。

企画内容を決める
取材先など役割分担を決める
 |
企画内容について学校・PTA役員の説明・承認
 |
取材・編集作業
 |
原稿の締切と生原稿の確認
 |
レイアウトの調整
 |
生原稿段階での学校・PTA役員の説明・承認
 |
デザイン、パソコンデータ化作業
 |
1.校正、学校・PTA役員の説明・承認
関係各所での確認作業
修正
 |
2.校正、学校・PTA役員の説明・承認
関係各所での確認作業
修正
 |
デザインなど仕上げ
 |
校正(色校正含む)
修正
 |
最終校正
 |
外注の場合は印刷作業
 |
納品
 |
仕分け作業
 |
配布

発行まで時間があまりないのですが、結局、発行までにすべきことはたくさんあります。
短期間で間違いが無く、満足できる内容にするためには、はじめがかんじん。

・できるかぎりきちんとした発行スケジュールと会議日程を立て、編集メンバーに正確に伝えておく。
・掲載内容について、はじめの会議の段階で、最終発行まで見通してつめる。あいまいにしない。
・そのつど、学校や役員会、取材先の方など、関係者に内容の確認と承認をもらう。

つまり、1回1回の会議を大切に、決めるべきことをあいまいにせず、きちんと内容をつめていくことが、短期間で無理なくよりよい内容の広報紙をつくるコツなのです。

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