コラム

 公開日: 2009-07-14 

PTA広報担当者がやる気をなくすとき


この週末は、PTA広報さんからの相談連絡を多く受けました。

皆さんのご相談内容はほぼ同じ。

「最終校正の段階になって、トップのokが出ない。どうしたらいいでしょう」

「初校のような真っ赤っかの校正が入って、わたしも広報部員もやる気をなくしている」

というもの。

ほとんどの学校が今週で1学期は終了。
ということで、PTA広報誌も今週に発行を迎える場合も多いのです。

つまり、先週に、最終校正が終了し、校了、印刷という段階に入っているわけです。

ところが、発行を目の前にしたこの時期に、最終校正の段階で、しかるべき人のokが出ない。つまり校了にならないという、お嘆きのご相談が多く寄せられました。

しかるべき人というのは、pta会長であったり、担当理事であったり、立場はいろいろですが、相談内容は、聞くも涙、語るも涙「そりゃあんまりですぜ」というもの。

各単位pごとの詳しい状況までは、分からないので、マスダとしても一概には「こうでしょう」とはいえず、もっぱら聞き役に徹しているのですが、ほんと、いろいろありますね。

発行を目の前にしたこの時期に、トラブルが起きると、PTA広報としては、忙しい時間をやりくりしながら、ほとんど徹夜のような状況で、慣れない作業に打ち込んできたわけで、一気にやる気が萎えるというモノでしょう。

そこで、後々のトラブル回避のために、次回の発行では次のようなことに注意してみてはいかがでしょう。

1.発行責任者と権限を明確にしておく。

要するに、誰がokといえばokなのかということを明確にしておきましょう、ということです。
発行責任者が、現場(広報部)にどの程度、権限を委譲するのかも明確にし、一切を仕切りたい責任者であるのならば、すべての編集会議から取材から、研修会から、全部一緒に納得いくまで参加してもらうことが必要になります。

2.最初の段階で、発行責任者と綿密な打ち合わせを

とにかく1学期の発行は時間に限りがあり、大急ぎでばたばたと取り組まなければ間に合わないのですが、だからといって、初期段階での連携が不十分だと、いざ、発行と言うときに摩擦が生じてきます。
その段階では、取り返しが付かず、最悪の場合、発行延期なんてことにもなりかねません。

はじめの段階で、取材方針、編集方針、はじめの校正段階での細やかなCheckなど、きちんとすませておくことが重要です。

3.発行責任者は、できるだけ現場に任せる姿勢を

まるで、中小企業の社長と社員の関係のような話になってきましたが、PTAも同じ。
いまどき、何もかも「わたしを通して」と絶対君主のような会長もおられるようで、これはびっくりなのですが、そうではなくて、各委員長・部長に運営は任せるという「任せる体制」こそが、PTA役員の自主性をのばし、やる気を醸成するというものではないでしょうか。

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みなさんにおかれましては、1回目の発行が終わったこの時期に、2回目の発行に向けての「戦略」を練っておくことが必要でしょう。

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