コラム

 公開日: 2011-05-15 

PTA広報誌:いますべき10のポイント

今、全国のPTAさんは、「総会」真っ盛りではないでしょうか。

4月にはいったら、役員改選です。
その後は、総会に向けて、いろいろな役員会、評議委員会など、とにかく忙しい毎日をおくっていらっしゃることでしょう。はじめて、役員になった方々は、それこそ「何が何だかよくわからない」会議があって、内容もよく理解できず、さぞかし不安な日々でしょう。

わかる、わかる!

特に、広報委員になられた皆様、ご苦労様です。
各学期ごとに年に3回の広報紙発行を予定されているPTAさんが多いでしょうから、そうなると、あら大変、まもなく6月ですから、発行までにもう3カ月を切っているのです!

さて、さて、何から手をつけたらよいのやら。

とにかく、はじめに発行する広報誌は時間との勝負。
「今しか出来ないこと」がたくさんあります。

1.ここがポイント! 初顔合わせ

広報役員になって、年に何度か定期的に開催される会議に全員が参加して、きちんと物事をすすめていく。ま、これができたら理想で、実際には、なかなか全員が参加するという機会は少ないものです。
ただ、初顔合わせの会合は、出席率がいいはずです。
このときを逃さず、ほとんどのことを決めておきましょう。

2.まずは、自己紹介で楽しく

広報は、チームワーク良く互いが連携して、1つの作品を仕上げていく作業です。
チーム内部がぎくしゃくしていると、実は、その雰囲気が誌面に出てしまい、良い内容にすることはできません。第1、これから1年間、楽しく取り組むことができませんね。ですから、初顔合わせでは、みなさん、「何をやらされるんやろう」と暗〜く、重〜い雰囲気ではありますが、ここは、委員長さん、副委員長さん、可能ならば、お菓子などを用意して、リラックスかつ楽しい雰囲気になるよう盛り上げて下さい。自己紹介は楽しく明るく。

3.使える連絡網つくり

お互いの連絡をすみやかにとることが出来るように、広報委員にとって「連絡網」は特に重要。
スケジュールやイベント、校正など、編集作業で急な変更が発生することが多いからです。
連絡網は、住所、TELに加えて、携帯電話番号、携帯メール、電子メール、FAXなど、できるだけ詳しい方が理想です。連絡網を作る際に、都合の悪い(良い)曜日・時間帯なども聞いておくとよいでしょう。
また、最近では、無料のSNS(ソーシャル ネットワーク サービス)等を、便利に活用しているグループもあるようです。(この活用方法については、またの機会に)
※なお、連絡網は、個人情報ですから、取り扱いには十分気をつけて下さい。

4.全体のスケジュール把握

PTA、学校、地域など、PTA広報誌に掲載する内容に関連する各団体について、年間のスケジュールについては、事前にもらうなどして、全員ではじめに把握しておきましょう。

5.バックナンバーの閲覧

これまでの先輩方が作ってこられたPTA広報誌が、どんな内容なのかを、みんなでわいわい言いながら見てみましょう。何号かみると、「こういうパターンね」と、なんとなく分かってきます。

6.おおまかな掲載内容をきめましょう

自分たちだったら、どんな内容だったら読んでみたい、手にとってみたいか、ということを、わいわいと自由に意見を出し合ってみましょう。
そのときには、「ポストイット」(貼ってはがせる付箋紙)が大活躍。みんなの意見をどんどん付箋紙に書き込んで、みんなが見えるように模造紙などにはっていきます。
「PTA旅行のこと」「PTAってなに?」「地域の安全・安心情報」「体育会のPTA競技」「こどもの携帯電話事情」「電子黒板ってなに?」など、どんな内容でもかまいませんので、できるだけ、数多くの項目がでてくるようにがんばってみましょう。

7.発行目的を決めましょう

PTA広報誌は、広報媒体ですから、必ず「発行の目的」があります。まずは、「○○校PTA活動の内容を内外に知ってもらう」というような大きな目的があるはずです。必ず、事前に確認しておきましょう。
その上で、今年、みなさんが発行されるPTA広報誌の単年度目的を決めます。
「PTAの活動を楽しく伝え、PTA活動への理解を深める」
「PTA、学校、地域が連携して、子ども達の健全育成を図る」
などですね。

できたら、次に、キャッチコピーをきめます。
(キャッチコピーまでは、初回の顔合わせ時点できあがらなくてもかまいませんよ)

例えば、こんな感じになります。
「PTAの活動を楽しく伝え、PTA活動への理解を深める」
→例「元気、イキイキ! ○○校PTA」
「PTA、学校、地域が連携して、子ども達の健全育成を図る」
→例「健やかに育てよう、○○の子どもたち」
キャッチコピーは、年間を通じ、表紙に掲載などしていきます。
また、年間目標が決まると、掲載内容や、記事の切り口も、そこに統一していきましょう。そうすることで、後々の編集がしやすくなりますよ。

8.おおまかな担当を決めましょう

ここまで、進んでくると、そこに参加した人たたメンバーが、「自分にできること、できないこと」がおおよそ分かってきます。
・写真については、デジタルカメラをもっているので撮ることができる
・仕事をしているので、昼間の会議や取材に参加することはできないが、記事をパソコンに入力することはできる。
・イラストを描くのが得意なので、文章は苦手だが、イラストはOK.
・人に話を聞くことが大好きなので、取材して、記事をかきたい。
など。
あるいは、このイベントの日は、参加できるが、この日は、参加できない。
など、スケジュールも把握できてきます。その上で、参加したメンバーが、広報誌作成の中で、どんなことを担当していくのか、ということを決めていきます。
(例)取材/○○さん、写真/○○さん、記録(テープ)/○○さん
などです。
自分が、広報委員のなかでどんな役割を担うのかがはっきりしていると、自覚と責任、やりがいをもって、参加できるのもです。

9.班長を決めます

今後、全員が何度も集まって編集会議をしていくのは大変です。もちろん、それが理想ですが、できるだけスピーディーに編集作業をすすめていくために、編集班長を決めることをおすすめします。
・編集長
・班長 3人ぐらい
・班員
各班ごとに、取材、写真、イラスト、パソコン入力など、メンバーが分散して参加することは理想ですが、今後の編集作業の進めやすさを考慮して、
・時間帯・曜日で集まりやすい人ごと
・学年ごと
・取材したい対象ごと
など、いろいろな組み合わせで班分けをしてみて下さい。
※編集長、班長は、密に調整しながらすすめていく必要があります。

10.次回の編集会議を決める

次回の編集会議スケジュールと、次回までに何をするかを確認して散会します。

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