コラム

 公開日: 2009-05-06 

■№5■ 発行までの主なスケジュール


■№5■ ━━━━━━━━━━━━━━━
発行までの主なスケジュール
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今日で、大型連休もおしまい。
連休が終わると、PTAさんはいよいよ忙しくなってきます。

スケジュール帳とにらめっこをしながら、進めていきましょう。
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PTA広報部員に選出されたら、とにかく大急ぎで最初の編集作業に入らなくてはいけません。
PTAによって発行回数は異なりますが、1学期に1号ずつ、年に3回発行というケースが一般的のようです。
となると、5月上旬に役員に選出されて、一学期末の7月下旬には第1号を発行しなくてはならないのです。

さあ大変。効率よく作業を進めていくことが要求されます。

まずは1学期を例に、広報誌発行までの全体的なスケジュールについて書き出してみました。
細かい内容については、後の章で順を追って説明していきます。

【広報誌発行スケジュール 一例(1学期の場合)】

●4月上旬 始業式、入学式
●5月上旬 クラス役員、各部役員、部長、副部長選出
 →OBから業務の引き継ぎを受けます
 ☆第1回編集会議までに、しておくことがたくさんあります。

<編集会議までにしておくこと>
  (1)編集体制つくり
  (2)連絡網の作成
  (3)印刷会社を決める
  (4)事前確認事項「確認シート」
  (5)編集スケジュールをたてる
  (6)「第1回編集会議」開催案内の発行
など

●5月中旬 PTA総会
 →「第1回編集会議」を開催します。 
 ☆全広報部員が集まる総会の機会に、第1回編集会議を開催。

<ここが重要! 第1回編集会議>
  (1)広報部長あいさつ
  (2)広報部の体制紹介
  (3)広報部員自己紹介
  (4)OBまたは印刷会社による「広報誌作成セミナー」
  (5)各広報誌の基本的な体裁確認 ※事前確認シートをもとに。
  (6)今年度の発行目的、テーマ、方針の決定
  (7)過去の掲載記事を3年間分程度、抽出作業
  (8)1学期に開催されるイベントなど、掲載項目の洗い出し
  (9)掲載記事の検討
  (10)掲載項目を決める
  (11)大まかなレイアウトを決める
  (12)発行までのスケジュールを決める
  (13)役割分担を決める 記事担当、パソコン入力など
  (14)次回の編集会議日程の確認
  (15)しめのことば
など

●編集作業スタート
取材、写真撮影、原稿依頼、原稿作成、原稿回収

●第2回編集会議
原稿を持ち寄り、記事内容の検討。レイアウト調整
出来上がった記事からパソコン入力、校正

●第3回編集会議
第一次入稿

●第4回編集会議
校正(初校)、追加原稿の入稿、原稿、写真の差し替え

●第5回編集会議
校正(再校)

●第6回編集会議
最終チェック→校了
仕分け・発送準備
外部や関係各所への発送準備(宛名シール、封筒)

●第7回編集会議
納品
仕分け・発送作業
反省会
次回以降の広報誌についての企画会議

●発行 (7月20日頃 終業式)

編集作業がスタートしてからの編集会議は、全員が集まって行う必要が無いものもありますので、これらのように何度も集まらなければならないというわけではありません。
全体を見渡していただいた上で、次からは具体的なお話にはいっていきますね。

では、一緒に楽しく、PTA広報誌を作っていきましょう。
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アドバイザー 増田ゆきみ(編集オフィスマスダ)
TEL 078-914-0391(時間外も携帯電話に転送)
FAX 078-959-8033(24時間送信OK)
メール pta@kohoshi.jp(お急ぎの方はこちらのメールへ)
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