コラム

 公開日: 2013-10-16  最終更新日: 2014-08-27

英文ビジネスメール・ミニレッスン~用件一つにつき一件、小分けにして返事を確実にもらう

郵送する手紙とちがって、メールは何通出してもお金がかかりません。そのせいで、売り込みのメールが殺到する事態にもなっているのですが。ビジネスメールを送るときに注意する事の一つが、メールの長さであることは以前にお伝えしました。「4x4の法則」http://mbp-kobe.com/kobebs/column/39824/
長いメール(画面をスクロールしなくてはならないもの)は最後まで読まれないことが多いのは事実です。しかし、短くしたからと言っても、一つのメールにあれこれと盛りだくさんにするのは危険です。

違う案件を同時に話し合う必要があるときは、内容ごとにメールを分けて送るようにします。そうすれば、受信者は一件ずつを別々に読むことになるので、頭が整理されます。YESかNOかの返事が早急に必要な用件には、他の事を混ぜないようにします。そうでないと、もっと時間をかけて調査や審議をしなくてはならない他の件のために、両方の返事が滞ることになるからです。こういった問題を避けるために、一つのメールには一つのトピック、が望ましいのです。別件のときは、新たな件名とともに少し時間をずらして送るほうがよいでしょう。

次に実際の例を社内文書で見てみましょう。
<良くない例>
Subject: Revisions For Sales Report

Hi Jackie, Thanks for sending in that report last week. I read it through yesterday and feel that you need more specific information regarding our sales figures in Chapter 2.

I also felt that the tone could be a bit more formal. The report is going to be read by our Executive Team, and needs to reflect our professionalism.

Also, I wanted to let you know that I've scheduled a meeting with the PR department for this Friday, regarding the new ad campaign. It's at 11:00, and will be in the small conference room.

Please let me know if you can make that time.
Thanks! Monica

二段落目までは報告書についてですが、三段落目は広報部との会議の日程という全く新しい重要な情報を伝えています。メールの件名とも合致していませんから、もしJackieがすぐに書きとめなければ、会議の日時と場所を後になって探そうにも、どこに書いてあったかわからない、という事になりかねません。報告書の内容についてのフィードバックと、会議の日程という二つの用件を一つのメールに入れてしまったことが問題なのです。解決法を見てみましょう。

≪良い例>
Subject: Revisions For Sales Report

Hi Jackie,
Thanks for sending in that report last week. I read through it yesterday and feel that you need more specific information regarding our sales figures in Chapter 2.

I also felt that the tone could be a bit more formal. The report is going to be read by our Executive Team, and needs to reflect our professionalism.

Thanks for your hard work on this!
Monica

これが一通目です。件名の通り、営業報告書についての内容だけになっています。次が二通目です。

Subject: Friday 18th October, Meeting w/PR Dept

Hi Jackie,
I wanted to let you know that I've scheduled a meeting with the PR department for this Friday 18th, regarding the new ad campaign. It's at 11:00am, and will be in the small conference room.

Please let me know if you can make that time.
Thanks! Monica

件名も新たにし、会議の日程と場所だけを書いています。Jackie は会議に出席できるかどうか都合を聞かれていることを即座に理解し、返事を書くでしょう。一通目の報告書に関してのフィードバックは、何度か読み返して考えるかもしれません。「もう一度書き直します」という返事を書くのか、それとも「これでどうですか」と書き直したものを添付するのか、何らかのアクションが求められているからです。

メールを書く方は、自分の頭の中で思いつくままに「それから」「そうそう、この前の件で」などと連ねてしまいがちです。しかし、読む方は何を優先するべきか、どの順番で返事をしなくてはならないかを考えなくてはなりません。複数の用件が一つのメールに詰め込まれていると、面倒になってしまうこともありがちです。また「今、手が離せないからまた後で読もう」という場合も多いはずです。後になって、受信メールボックスの中から件名を手がかりに探しますから、「あの件はどこに書いてあっただろう」と迷子にならないように、メールは小分けしましょう。

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