コラム

 公開日: 2013-10-04  最終更新日: 2014-08-27

英文ビジネスメール・ミニレッスン~返事を確実にもらうための4x4の法則

ビジネスメールを書くとき、適切な長さとはどのくらいでしょう。社内文書であれば手短にすませることができます。しかし対外的なメール、しかも顧客や取引先へのメールとなれば、長くなりがちなのではないでしょうか。今日はよく言われる、適切なメールについての「4x4の法則」についてお伝えします。

4の数字はそれぞれ、段落の数と一段落中の文の数を表します。つまり、1段落につき4つの文章、それを4段落にするのが理想的と言う意味です。こうすれば、受け取った人はメールを読むときにスクロールする必要がありません。ある調査によると、メールを開いたときに一目で見渡せない長文のものは、自動的に削除される可能性が高いそうです。

さらに、一文は15-20語で収めるようにします。これはどのくらいの長さかと言うと、声を出して読んだ時に息継ぎをせずに一気に読めるぐらいと言われています。(深呼吸してから読んだりしてはダメですよ)段落と段落の間には行をはさんで、読みやすくします。インデント(文頭を3文字ほど下げること)は必要ありません。相手側のメール機能によっては削除されてしまうかもしれないからです。

良いと思われる営業メールの例を次に出します。

“Dear Bob,
I was wondering if you were still having trouble with your current analysis program.(14) If so, let me speak with you about our new itemized IT solution.(13)

I have some time next Tuesday or would later in the week work for you? (15)
Please let me know either way.(6) You can see more info here (your website address).

If I don’t hear from you, I’ll follow up with a call next week.(14)”

コンピューターのプログラムについての営業メールです。合計3段落で、最後は1行しかありません。一文はそれぞれ20語以内に収まっています(カッコ内の数字が語数です)見込み顧客と言えども、単刀直入に用件を切り出し、面会の予定に関するこちらの都合を相手に伝えています。しかも、返事がなければこちらから電話する、という持って行きかたで締めくくっています。

次は、社内メールの例です。インターネットサービスのプロバイダー二社を比較検討し、会議にかけるという内容です。やはり20語以内の文章を4+3の二段落と簡潔にまとめていますね。

"Cathy, we have two options: M.N. Cable and South Club. Both offer business plans, and I will go over the pricing of each plan at the meeting on Tuesday. (20) Both of the options I listed have comparable speed and data usage offerings as well. (16) I called your personal provider, Big Satellite, but they did not have any business offerings.(15)

I will talk with Dave and Yoshi in IT about these options and get their suggestions.(16) I will also send out meeting requests to everyone, including Mr. Nakamura in operations.(13) If you have any questions prior to the meeting, please let me know.(13)"

この記事を書いたプロ

神戸ビジネススクール [ホームページ]

講師 グレン・ブラウン

兵庫県神戸市中央区御幸通8-1-6 神戸国際会館22階 [地図]
TEL:078-570-5647

  • 問い合わせ

このコラムを読んでよかったと思ったら、クリックしてください。

「よかった」ボタンをクリックして、あなたがいいと思ったコラムを評価しましょう。

0

こちらの関連するコラムもお読みください。

<< 前のコラム 次のコラム >>
最近投稿されたコラムを読む
副校長プロフィール
副校長・ビジネスディレクター・インバウンド対策コンサルタント

さんぐう ゆうこ米国ワシントンDC生まれ。神戸女学院大学文学部英文学科卒業。1983年シティバンク大阪支店(当時)入行、法人営業部外国人付秘書として勤務。...

コース概要

■ 英語電話会議コース■ プレゼンテーションコース■ 英文 ビジネスメールコース■ ビジネス英語初級■ TOEICコース■ 新入社員向けビジネス英語研修■ ビジネス...

プロへのみんなの声

全ての評価・評判を見る>>

 
このプロの紹介記事
神戸ビジネススクールのグレン・ブラウンさん

実践的なビジネススキルを英語で学べるビジネススクールを主宰(1/3)

 「海外へ市場を広げたい」「外国からお客さまを迎える機会が増えた」「英語でプレゼンテーションができる人材を育成したい」など、グローバル化を目指す企業も多いのでは。 ニュージーランドのカンタベリー大学で心理学を専攻し、大学院で産業・組織心理...

グレン・ブラウンプロに相談してみよう!

神戸新聞社 マイベストプロ

グローバルビジネスで使える英語を最短距離で!

会社名 : 神戸ビジネススクール
住所 : 兵庫県神戸市中央区御幸通8-1-6 神戸国際会館22階 [地図]
TEL : 078-570-5647

プロへのお問い合わせ

マイベストプロを見たと言うとスムーズです

078-570-5647

勧誘を目的とした営業行為の上記電話番号によるお問合せはお断りしております。

グレン・ブラウン(ぐれんぶらうん)

神戸ビジネススクール

アクセスマップ

このプロにメールで問い合わせる
このプロへのみんなの声

海外留学前の特訓で不安が解消!

アメリカへ語学留学へ行く前に、3ヶ月間週1回の個人レッス...

MS
  • 20代/女性 
  • 参考になった数(1

このプロへの声をもっと見る

プロのおすすめコラム
補助金で英語版ホームページを作りませんか?
イメージ

こんにちは、副校長の三宮です。当社では、ビジネス英語研修だけでなく外国語対応のコンサルティングもしておりま...

[ インバウンドマーケティング ]

日本文化を英語で発信する試み~老舗雛人形店での外国人向けイベント
イメージ

【雛人形店での外国人向けイベントの企画運営を承りました】こんにちは、副校長の三宮です。さて、今日は去...

[ インバウンドマーケティング ]

街中にある変な英語の標識~翻訳ミス、あるある
イメージ

台風一過と思えばまた神戸ではひどい雨が降っています。皆様いかがお過ごしですか?副校長の三宮です。昨日テ...

[ ビジネス英語コンサルティング ]

和食メニューの英訳、どうしていますか?~京都市にあるホテルの朝食バイキングメニューの場合
イメージ

当社副校長の三宮優子は、インバウンド対策コンサルタントとして大阪・神戸・京都で会社案内、メニュー、店内案内...

[ インバウンドマーケティング ]

英文パンフレット作成~茶筅師 谷村丹後様の場合
イメージ

このコラムは、インバウンド対策コンサルタント、副校長の三宮がお届けしています。今日は、日本の伝統文化を世...

[ インバウンドマーケティング ]

コラム一覧を見る

スマホで見る

モバイルQRコード このプロの紹介ページはスマートフォンでもご覧いただけます。 バーコード読み取り機能で、左の二次元バーコードを読み取ってください。

ページの先頭へ