コラム

 公開日: 2014-03-01  最終更新日: 2015-01-15

英語で電話会議を進めるコツ~準備が大切

私のビジネス英語クラスでも、電話会議の進め方で困っておられる受講生は大勢います。かなり英語ができる人でも、電話を使った会議に慣れるのは大変です。自信がないから声が小さくなり、早口になり、何度も聞き返されてめげてしまう。すぐに"Sorry"と言っては言葉につまり、時間だけが過ぎていく。TOEICの点数も高いし、日常英会話では十分な英語力はあると自負していたのに・・・ そんな方に、コツを少しだけ伝えします。

 
もちろん、状況や役割に応じて、細部は全く違ってきます。そこで、神戸ビジネススクールでは、ご要望に応じてマンツーマンのレッスンをご提供しております。中でも、実際に私とスカイプを使用して模擬会議をしながらのレッスンはとても好評です。電話会議は初めてという方から、もっとうまく進行したいという方まで、どうぞお気軽にお問い合わせください。回数・費用・レッスン方法など、ご要望に応じてコースを設定いたします。

さて、それでは「電話会議は怖くない!」の冒頭部分をお届けします。

会議の前にすること

前もって計画と準備をしておくことはどんな会議にも必要ですが、電話会議ではなおさらです。余裕をもった時間配分をします。技術的な問題や、欠席者、中途退席者など、突発的なトラブルに対処するためです。例えば、30分の予定の会議なら、所要時間は45分に設定します。早く終了するのはかまいません。誰でも、延長するよりも予定より早く終わるほうが嬉しいものです。

a  アジェンダ(会議事項)を前もって配布する
必ず会議が始まる前に、出席予定者にあらかじめメールでアジェンダを送付し、目を通しておいてもらいます。会議が始まってから「今日は誰が出席しているのかな?」ということがないようにするためです。アジェンダは次のような順番で作ります。

 - 開始時間の確認 (例:10am JTS) JTS:日本時間
 - 出席者の氏名と肩書きの明示 (例:John Brown (Head of Marketing New York)
 - 議題と議長(例: Marketing Plan- Kazuo Kawata; Sales Results - Mary Smith)

b  キーワードのリストを用意する
会議進行のために必要なフレーズを、あらかじめ日本語と英語の両方で作ります。それを手元に置いておくと、とっさの時に便利です。 

c  会議の出席者は、5人まで
全体を見渡して話すことが困難な電話会議では、出席者は少ないほうが効率的です。5人を超えると話がしにくくなります。音声の問題、時差、環境など、通常の対面会議より神経を使わなくてはならないことが多いので、出席者は厳選して必要最低限にしましょう。

これに続く電話会議の進め方と実際に使うキーフレーズについては、2014年6月6日にアマゾン・プリントオンデマンドより刊行された神戸ビジネススクールの本に詳しく載っています。
ビジネスコミュニケーションに本当に役立つ英語 Busines English Insights

「電話会議コース」についてよくある質問をまとめたこちらのコラムもご覧ください。
英語電話会議コースQ&A
お問い合わせはこちらからどうぞ マイベストプロ神戸お問い合わせページ

この記事を書いたプロ

神戸ビジネススクール [ホームページ]

講師 グレン・ブラウン

兵庫県神戸市中央区御幸通8-1-6 神戸国際会館22階 [地図]
TEL:078-570-5647

  • 問い合わせ

このコラムを読んでよかったと思ったら、クリックしてください。

「よかった」ボタンをクリックして、あなたがいいと思ったコラムを評価しましょう。

6

こちらの関連するコラムもお読みください。

<< 前のコラム 次のコラム >>
最近投稿されたコラムを読む
副校長プロフィール
副校長・ビジネスディレクター・インバウンド対策コンサルタント

さんぐう ゆうこ米国ワシントンDC生まれ。神戸女学院大学文学部英文学科卒業。1983年シティバンク大阪支店(当時)入行、法人営業部外国人付秘書として勤務。...

コース概要

■ 英語電話会議コース■ プレゼンテーションコース■ 英文 ビジネスメールコース■ ビジネス英語初級■ TOEICコース■ 新入社員向けビジネス英語研修■ ビジネス...

プロへのみんなの声

全ての評価・評判を見る>>

 
このプロの紹介記事
神戸ビジネススクールのグレン・ブラウンさん

実践的なビジネススキルを英語で学べるビジネススクールを主宰(1/3)

 「海外へ市場を広げたい」「外国からお客さまを迎える機会が増えた」「英語でプレゼンテーションができる人材を育成したい」など、グローバル化を目指す企業も多いのでは。 ニュージーランドのカンタベリー大学で心理学を専攻し、大学院で産業・組織心理...

グレン・ブラウンプロに相談してみよう!

神戸新聞社 マイベストプロ

グローバルビジネスで使える英語を最短距離で!

会社名 : 神戸ビジネススクール
住所 : 兵庫県神戸市中央区御幸通8-1-6 神戸国際会館22階 [地図]
TEL : 078-570-5647

プロへのお問い合わせ

マイベストプロを見たと言うとスムーズです

078-570-5647

勧誘を目的とした営業行為の上記電話番号によるお問合せはお断りしております。

グレン・ブラウン(ぐれんぶらうん)

神戸ビジネススクール

アクセスマップ

このプロにメールで問い合わせる
このプロへのみんなの声

教わった英語がグローバルビジネスでの即戦力になりました

週1回のビジネス英語コースを受講しました。クラスではプレゼ...

TK
  • 30代/男性 
  • 参考になった数(2

このプロへの声をもっと見る

プロのおすすめコラム
補助金で英語版ホームページを作りませんか?
イメージ

こんにちは、副校長の三宮です。当社では、ビジネス英語研修だけでなく外国語対応のコンサルティングもしておりま...

[ インバウンドマーケティング ]

日本文化を英語で発信する試み~老舗雛人形店での外国人向けイベント
イメージ

【雛人形店での外国人向けイベントの企画運営を承りました】こんにちは、副校長の三宮です。さて、今日は去...

[ インバウンドマーケティング ]

街中にある変な英語の標識~翻訳ミス、あるある
イメージ

台風一過と思えばまた神戸ではひどい雨が降っています。皆様いかがお過ごしですか?副校長の三宮です。昨日テ...

[ ビジネス英語コンサルティング ]

和食メニューの英訳、どうしていますか?~京都市にあるホテルの朝食バイキングメニューの場合
イメージ

当社副校長の三宮優子は、インバウンド対策コンサルタントとして大阪・神戸・京都で会社案内、メニュー、店内案内...

[ インバウンドマーケティング ]

英文パンフレット作成~茶筅師 谷村丹後様の場合
イメージ

このコラムは、インバウンド対策コンサルタント、副校長の三宮がお届けしています。今日は、日本の伝統文化を世...

[ インバウンドマーケティング ]

コラム一覧を見る

スマホで見る

モバイルQRコード このプロの紹介ページはスマートフォンでもご覧いただけます。 バーコード読み取り機能で、左の二次元バーコードを読み取ってください。

ページの先頭へ