コラム

 公開日: 2012-10-28  最終更新日: 2012-12-23

突然、英語で電話がかかってきたら?その1

オフィスでの仕事中に鳴った電話を何気なく取ったら、それが英語!さあ、どうしますか?これが予想外の場合、落ち着いて対応できる人はかなり少ないと思います。 電話というのは、不意をつかれますからむずかしいものです。

対応策として、電話の横に常に対応マニュアルを置いておくことをお薦めします。左側に英語、右側に日本語を書いてクリアファイルに入れておけばいいのです。電話ではたいてい手順のようなものが決まっていますから、順番に書いていきます。

1 "Is this XYZ Company?" 「XYZ社ですか。」
これに対する答えは常に決まっています。
"Yes. Can I help you?"「はい。ご用件は何でしょうか」
"Could I speak to Mr. Sato?" 「佐藤さんはいらっしゃいますか」
 "May I have your name plase?" 「お名前をお願いします」

2 "I'm Bill Smith." のようにわかりやすい名前ならいいですが、名前が聞き取れない場合の方が
多いものです。その時はパニックにならずにこう言います。
"Sorry I didn’t catch that – could you say that again?”
「すみませんが聞き取れませんでした。もう一度言っていただけますか」
それでもダメな場合、"Could you spell that?" とスペル(つづり)を聞くという手がありますが、これは答えを聞き取るのがなかなか難しいです。

3 指名された人が席を外している場合は、
“Im sorry he is not available now- can I take a message?”
「あいにく彼は席を外しております。伝言を預かりましょうか。」
そこで相手が早口で話し始めたら、
"Could you speak slowly?" 「ゆっくり言っていただけますか」
“Could you repeat that please?”「もう一度お願いします」
とさえぎってかまいません。 

4 “Let me read that back to you”
「こういう事でしょうか」と伝言の内容を復唱して確認します。
 "I’ll be sure to pass your message onto him. Thank you for calling.”
「彼に申し伝えます。お電話をありがとうございます」
と言う風に、うまく伝言を受けられれば良いのですが、もし相手の言っていることが複雑すぎてわからない場合には、奥の手があります!それについては、次回にお伝えしますね。
http://mbp-kobe.com/kobebs/column/31809/

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